Otrzymując pismo od organu administracji publicznej powinniśmy zdawać sobie sprawę z tego, że choć jest to czynność materialno-techniczna to jednak wiążą się z nią określone skutki prawne. Jeśli organ przekazuje stronie bądź innemu uczestnikowi postępowania określone pismo to z pewnością chce nas o czymś powiadomić lub wezwać do podjęcia określonych działań.
Pisma mogą być doręczane pocztą tradycyjną, za pośrednictwem upoważnionych pracowników organu administracji, przez upoważnione osoby, a od 21 listopada 2005 roku także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czyli drogą np. e-mail’ową.
Odwołując się do uregulowań zawartych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego należy wskazać dwa sposoby doręczania pism.  O doręczeniu właściwym będziemy mówić wówczas, gdy pismo zostanie doręczone adresatowi do rąk własnych lub upoważnionej przez adresata osobie, natomiast doręczenie zastępcze pojawia się w sytuacji, gdy zostanie doręczone dorosłemu domownikowi czy też sąsiadowi adresata.
Pamiętać należy o tym, że o doręczeniu mówimy kiedy dane pismo zostanie przekazane odpowiednio adresatowi, upoważnionej przez niego osobie czy też sąsiadowi – liczy się sam fakt doręczenia, a nie okoliczność, w której adresat zapoznał się z treścią otrzymanego od organu administracji publicznej pisma.
Może zdarzyć się także sytuacja, w której adresat odmówi przyjęcia pisma, wtedy mówimy o pewnego rodzaju fikcji prawnej, bo zgodnie z obowiązującymi przepisami uznaje się, że pismo to zostało doręczone w momencie odmowy jego przyjęcia.
Zarówno odmowa przyjęcia pisma jak i odebranie pisma ale niezapoznanie się z jego treścią nie usprawiedliwiają ewentualnej niewiedzy adresata. Nie może się on także tłumaczyć nieobecnością np. na rozprawie z tego powodu, że odmówił przyjęcia pisma bądź też faktem, że co prawda pismo odebrał jednak nie zapoznał się z jego treścią.