Postępowanie administracyjne jest bardzo specyficznym postępowaniem, które wymaga właściwie jedynie znajomości przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisów szczegółowych dotyczących konkretnej materii. Takie postępowanie jest prowadzone w większości instytucji państwowych. Stroną postępowania jest zawsze osoba wnosząca swoje podanie do organu administracji publicznej. Niekiedy instytucje publiczne wznawiają postępowanie w sprawie zakończonej już prawomocną decyzją. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z czego to wynika i kiedy można to zrobić. Nie zawsze urząd ma bowiem możliwość wznowienia zakończonego już postępowania.

Istnieje kilka możliwości, w których organ I instancji może wznowić postępowanie. Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego z 1960 roku (tekst jednolity: Dz. U z 2016 r., poz. 23) postępowanie organ ma możliwość wznowić, jeżeli na jaw wyjdą nowe, nieznane na dzień wydania rozstrzygnięcia dowody oraz pojawią się nowe okoliczności. Dowody te oczywiście musiały istnieć w dniu wydawania decyzji, ale nie mogły być organowi znane. Takim dowodem może być na przykład dokument urzędowy w postaci decyzji, protokołu, czy zaświadczenia, a także innego typu dokumenty. Organ musi wówczas wziąć je pod uwagę i konieczne jest wznowienie postępowania administracyjnego w celu włączenia konkretnego dowodu do postępowania. W przypadku okoliczności, może być to sytuacja, która miała miejsce lub ma miejsce nadal, a nie była ona znana organowi w momencie wydawania decyzji administracyjnej lub innego rodzaju rozstrzygnięcia.

Należy jednak pamiętać o tym, że organ I instancji, który rozstrzygał w sprawie ma możliwość wznowienia tego postępowania jedynie przez konkretny okres czasu. Kodeks postępowania administracyjnego określa okres pięcioletni i dziesięcioletni, zróżnicowane jest to w oparciu o konkretną sytuacją. Jeżeli zaś sprawa ulegnie przedawnieniu i nie będzie już możliwości wznowienia postępowania w celu uwzględnienia nowych dowodów i okoliczności faktycznych, wówczas organ powinien ograniczyć się do wydania nowej decyzji, w którym stwierdza wydanie decyzji z naruszeniem prawa. Najczęściej nie można już jednak niczego egzekwować ani domagać się na podstawie takiej decyzji. W przypadku większości płatności, zgodnie z Ordynacją podatkową, należności takie przedawniają się po upływie trzech lub pięciu lat, chyba że przepisy szczegółowe stanowią inaczej. Nie można więc wszczynać postępowania windykacyjnego w takiej sprawie. Często organy administracji publicznej decydują się na wznowienie postępowania właśnie w takim celu, aby uzyskać możliwość windykowania obywatela.

Należy pamiętać, że jeżeli organ będzie chciał wydać nową decyzję, która będzie mniej korzystna dla strony postępowania, powinien w postanowieniu o wznowieniu postępowania w sprawie uchylenia decyzji, poinformować stronę o możliwości zapoznania się z aktami sprawy. Takie prawo wynika bezpośrednio z art. 10 kodeksu postępowania administracyjnego. Strona ma możliwość wniesienia uwag i nowych dowodów, które mogą mieć znaczenie dla sprawy i wpływ na wydawane rozstrzygnięcie. Oczywiście, należy pamiętać, że od decyzji uchylającej i zmieniającej poprzednie rozstrzygnięcie, strona ma zawsze możliwość złożenia odwołania do organu drugiej instancji za pośrednictwem pierwszego, w ciągu czternastu dni.

Po złożeniu takiego odwołania, organ który wydawał decyzję w sprawie, ma siedem dni na to, żeby uwzględnić odwołanie. Jeżeli nie może on w pełni usatysfakcjonować strony swoim nowym rozstrzygnięciem, wówczas zmuszony jest przekazać sprawę do organu drugiej instancji. Organ odwoławczy całkowicie na nowo bada całą sprawę i rozpatruje wszystkie dowody i dopiero wtedy wydaje nowe rozstrzygnięcie. Może decyzję albo utrzymać w mocy, albo uchylić i samodzielnie rozstrzygnąć, albo też uchylić i przekazać do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji i wskazując, jakie okoliczności i fakty organ ten powinien wziąć pod uwagę. Należy pamiętać, że organ drugiej instancji bada sprawę od samego początku, a nie tylko sprawdza wydanie decyzji zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Istnieje możliwość utrzymania wadliwej decyzji, jeżeli ta nowa miałaby rozstrzygać dokładnie w ten sam sposób, a jedynie różnić się pod względem podanych przepisów prawa. Organ drugiej instancji musi jedynie naprawić błędy poprzednika w swoim rozstrzygnięciu.

Taka ścieżka nie zamyka jednak drogi. Niezadowolony obywatel ma bowiem możliwość skierowania skargi do sądu, jeżeli nie podoba mu się rozstrzygnięcie. Taką skargę składa się znowu za pośrednictwem organu, który wydawał pierwotne rozstrzygnięcie. Zazwyczaj na rozprawę czeka się do czterech miesięcy. Sąd ponownie bada sprawę i sprawdza, czy zastosowane zostały odpowiednie przepisy prawa i prawidłowo je przełożono na daną materię. Sąd może oczywiście decyzję utrzymać lub uchylić. Po Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym, stronie pozostaje jeszcze Naczelny Sąd Administracyjny. Również organ ma możliwość kasowania wyroku wydanego przez sąd. Ścieżka administracyjna może być więc dość długa i wyboista, jeżeli organ zdecyduje się wznowić postępowanie, które zakończyło się prawomocną decyzją. Bardzo rzadko zdarzają się jednak takie sytuacje.