W dzisiejszych czasach każdy z nam na do czynienia z różnego rodzaju urzędami i instytucjami. Najczęściej zaglądamy do nich, kiedy chcemy coś załatwić, zorganizować, uzyskać na coś pozwolenie lub otrzymać jakąś płatność. Niekiedy w ciągu roku musimy udać się do wielu takich miejsc i składać w nich różnego rodzaju wnioski i prośby. Większość z tych instytucji funkcjonuje na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego z 1960 r. Oznacza to, że muszą one często wystawiać swoim interesantom decyzje administracyjne w ramach organów I instancji. Takie decyzje nie zawsze są zgodne z naszymi oczekiwaniami i jako petenci zazwyczaj się z nimi zgadzamy. W takim wypadku, należy zawsze pamiętać o tym, że od każdej decyzji administracyjnej możemy się zawsze odwołać do organu II instancji.

Przewidywany termin możliwości złożenia odwołania to okres czternastu dni od dnia odebrania przez nas przedmiotowej decyzji. Po tym okresie czasu, niestety odwołania już wnieść nie możemy, chyba że opóźnienie wynikało z jakiś bardzo istotnych przyczyn, jak obłożna choroba. Wtedy możemy oczywiście ubiegać się o przywrócenie terminu na złożenie odwołania. Odwołanie od decyzji, zawsze składa się do organu II instancji za pośrednictwem organu, który wydał przedmiotowe rozstrzygnięcie. Organ ten ma następnie możliwość zapoznania się z zarzutami i może w samokontroli odwołanie uznać. Wtedy to wydaje się decyzję o uchyleniu przedmiotowej decyzji i nowe rozstrzygnięcie. Jeżeli zaś organ I instancji nie uzna odwołania, jest ono przekazywane wraz z aktami sprawy do organu II instancji. Organ ten jest następnie zmuszony do tego, żeby ponownie rozpatrzyć cały materiał dowodowy zgromadzony w ramach postępowania organu I instancji. Możliwe jest wówczas wezwanie strony postępowania do złożenia wyjaśnień i dostarczenia dodatkowych materiałów dowodowych lub wydanie decyzji rozstrzygającej w sprawie. Decyzją taką można utrzymać decyzję organu I instancji lub ją uchylić. Można również zdecydować się na uchylenie i jednoczesne wydanie rozstrzygnięcia w danej sprawie.

Organ II instancji badając odwołanie od decyzji organu I instancji, powinien odnieść się w swoim rozstrzygnięciu do wszystkich zarzutów znajdujących się w odwołaniu. Ci ciekawe, odwołując się od jakiejkolwiek decyzji, wcale nie musimy wskazywać na konkretne jej uchybienia, ani błędy. Wystarczy jedynie jedno zdanie, które wskazuje, że z decyzji nie jesteśmy zadowoleni. Zmusza to organ II instancji do ponownego zbadania sprawy. Na początku, sprawdza się oczywiście, czy podane zostały właściwe podstawy prawne w decyzji i czy z nich skorzystano. Konieczne jest również zbadanie stanu faktycznego i tego, czy w sprawie zapadło odpowiednie rozstrzygnięcie. Najnowsze wyroki zapadające na poziomie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazują, iż organ II instancji nie może również uchylić decyzji, która zawierała prawidłowe rozstrzygnięcie, jednakże nie powołano się w jej osnowie na wszystkie podstawy prawne. Wówczas organ II instancji zmuszony jest do naprawienia wadliwości decyzji i wskazania przedmiotowych przepisów, a także należytego uzasadnienia decyzji. Nie może on jej jednak uchylić.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, w której upłynął już czas na odwołanie się strony od rozstrzygnięcia decyzji, jednakże organy same orientują się, że decyzja została wydana w wadliwy sposób i rażąco narusza ona prawo. Może do tego dojść, gdy decyzję wydano z naruszeniem przepisów o właściwości miejscowej lub w sytuacji, w której złamany został konkretny przepis prawa polskiego lub unijnego. W takiej sytuacji, organ I instancji przekazuje akta sprawy do organu II instancji. Ten, po przeanalizowaniu materiału dowodowego wszczyna postępowanie administracyjne w celu stwierdzenia nieważności przedmiotowej decyzji. Stronę zawiadamia się również o możliwości zapoznania się z aktami sprawy i wzięcia czynnego udziału w postępowaniu. Następnie, po całkowitym rozpatrzeniu materiału dowodowego, w sprawie wydaje się decyzję o stwierdzeniu nieważności decyzji. Wówczas organ I instancji zobligowany jest do wydania nowego rozstrzygnięcia w sprawie. Taka sytuacja może mieć miejsce jedynie wówczas, kiedy znane były organowi od samego początku wszystkie fakty i dokumenty, jednakże nie zostały one należycie zweryfikowane i przede wszystkim – naruszony został konkretny przepis prawa.

Jeżeli zaś, na jaw wyszły całkiem nowe okoliczności, istotne dla danej sprawy, organ I instancji może samodzielnie wznowić postępowanie w sprawie zakończonej uprzednio decyzją ostateczną. W takiej sytuacji, wydaje on następnie nową decyzję w przedmiotowej sprawie. Decyzja może być oczywiście dla strony bardziej lub mniej korzystna od poprzedniej. Istnieje kilka sposobów na wyeliminowanie decyzji ostatecznej z obrotu prawnego, nawet jeżeli strona postępowania sama się nie odwołuje od rozstrzygnięcia. Warto jednak walczyć o swoje prawa i decydować się na składanie odwołania od niekorzystnego dla nas rozstrzygnięcia. Oczywiście, zawsze istnieje ryzyko, że organ rozpatrując odwołanie dopatrzy się innych dowodów, które posłużą nam na niekorzyść i nowa decyzja będzie dla nas dużo mniej korzystna. Rzadko jednak dochodzi do takich sytuacji.