Każdy z nas wielokrotnie w ciągu roku załatwia różnego rodzaju formalności w urzędach państwowych. Wszystkie te instytucje działają zawsze, przede wszystkim w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego z 1960 roku ze zmianami. Oczywiście, dochodzą do tego przepisy szczegółowe, które mogą wprowadzać szereg zmian do przepisów kodeksu, jednakże samo postępowanie administracyjne powinno toczyć się w oparciu o jego wykładnię.
Postepowanie administracyjne wszczyna się zazwyczaj na wniosek strony lub z urzędu. Kiedy występujemy więc z jakimkolwiek pismem lub żądaniem do danego organu, ten powinien automatycznie wszcząć postępowanie. Nie wydaje jednak zawiadomienia, ponieważ to sam wniosek je wszczyna. W przypadku, gdy organ zdecyduje się sam, bez wniosku strony wszcząć postępowanie administracyjne, konieczne jest doręczenie stronie zawiadomienia oraz odliczenie następnie okresu siedmiu dni na możliwość zapoznania się strony z aktami sprawy i zgromadzonym materiałem dowodowym. Oczywiście, niekiedy organ wysyła do uczestnika postępowania wezwania do uzupełnienia braków formalnych we wniosku, lub do złożenia wyjaśnień, na które strona powinna we wskazanym terminie odpowiedzieć.
Każde postępowanie administracyjne zakończone jest wydaniem decyzji. Decyzję doręcza się za pośrednictwem operatora wyznaczonego, w Polsce jest to Poczta Polska. Strona postępowania ma wówczas czternaście dni na wniesienie odwołania od przedmiotowej decyzji. Takie odwołanie wnosi się na piśmie do organu drugiej instancji, za pośrednictwem organu, który rozpatrywał sprawę. Organ ten ma następnie siedem dni na ustosunkowanie się do zarzutów strony. Może on więc w trybie samokontroli uznać odwołanie, lub też przekazać je w tym terminie do organu drugiej instancji.
Jak powinno wyglądać takie odwołanie od decyzji administracyjnej? Nie musi ono spełniać żadnych określonych wymogów, poza podpisem. Można po prostu napisać, że nie zgadza się z ustaleniami decyzji, nie podając żadnych przyczyn. Oczywiście, jeżeli strona chce przedstawić jakieś wyjaśnienia bądź dowody, ma do tego jak najbardziej prawo. Być może, okażą się one ważne i pomocne. Kluczowe jest po prostu samo wniesienie odwołania. Organ drugiej instancji bada bowiem nie tylko zasadność samego odwołania, ale po prostu rozpatruje całą sprawę od początku. Konieczne jest nie tylko zweryfikowanie, czy decyzja została wydana w oparciu o obowiązujące przepisy. Musi ona również w sposób jasny uzasadniać rozstrzygnięcie. Przepisy powinny zostać więc powołane, ale należy je rozwinąć w uzasadnieniu decyzji i wskazać na konkretne dowody i fakty. Poza tym, organ rozpatruje cały wniosek lub żądanie od początku, w oparciu o materiał dowodowy zgromadzony przez organ pierwszej instancji.
Organ drugiej instancji, zgodnie z zapisami Kodeksu postępowania administracyjnego, ma miesiąc czasu na rozpatrzenie odwołania. Niekiedy jednak przepisy szczegółowe wydłużają ten czas, na przykład do dwóch miesięcy. O każdym niezałatwieniu sprawy w terminie, organ musi stronę poinformować na piśmie w terminie i wskazać na przyczynę takiego stanu rzeczy. Najczęściej jest to konieczność poczynienia dodatkowych ustaleń i przeprowadzenia dowodów. Niekiedy koniecznością jest również przeprowadzenie rozprawy administracyjnej.
Organ drugiej instancji ma możliwość utrzymania decyzji w mocy, uchylenia jej i przekazania do ponownego rozpoznania lub uchylenia i samodzielnego orzeczenia w sprawie. Po otrzymaniu takiej decyzji, strona postępowania ma trzydzieści dni na wniesienie skargi administracyjnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Konieczne jest również opłacenie kosztów w wysokości dwustu złotych polskich. Oczywiście, w przypadku braku zadowolenia a rozstrzygnięcia sądu, istnieje możliwość wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
O możliwości wnoszenia odwołań i skarg, strona jest zawsze informowana w pouczeniu do decyzji, czy też wyroku. Warto więc zapoznać się szczegółowo z ustaleniami danego organu, ponieważ czas na wniesienie zaskarżenia może upłynąć i szansa na zmianę sytuacji minie bezpowrotnie. Oczywiście, istnieje instytucja przywrócenia terminu na wniesienie odwołania, ale musi być to podyktowane specyficzną sytuacja strony, jak na przykład zdarzeniem losowym lub chorobą. W przypadku wysyłki odwołania lub skargi za pośrednictwem Poczty Polskiej, decyduje pieczęć nadania w urzędzie pocztowym.